ERP sistemi so osnovna informacijska podpora podjetjem

Sodobni celoviti informacijski sistemi (ERP sistemi) so rešitve, ki podjetjem zagotovijo hitro odzivnost, delo s kupci, dobavitelji in poslovnimi partnerji tako na spletu kot na globalnem trgu, ne glede na lokacijo in čas. Sodobni ERP sistemi predstavljajo osnovno informacijsko podporo podjetjem in tvorijo nekakšno hrbtenico poslovanja. Podpirajo tudi sisteme za upravljanje odnosov s kupci (CRM) in sisteme za upravljanje nabavnih verig (SCM).

Osnovna naloga ERP sistemov je povezovanje informacijske podpore posameznih oddelkov podjetja v en sam, povezan informacijski sistem, ki izpolnjuje zahteve posameznega oddelka, hkrati pa podpira neprekinjen tok podatkov in procesov celotne organizacije. Metodologija ERP sistemov temelji na načrtovanju materialnih zahtev, produkcijskem urniku za izračunavanje potrebnih količin materiala in izdajanje delovnih nalogov. Gre pravzaprav za programske rešitve, ki jih podjetja uporabljajo za obdelavo poslovnih podatkov, sočasno pa jim omogočajo avtomatizacijo in integracijo večine poslovnih procesov.

Termin ERP je izvorno vseboval sisteme, načrtovane za planiranje uporabe obsežnih podjetniških virov. Izvira iz proizvodnega okolja, vendar je današnja uporaba termina ERP sistema mnogo širša. Tak sistem pokriva vse osnovne funkcije znotraj ene organizacije,  ne glede na njen tip poslovanja ali ustanovne listine. Podjetja, nevladne organizacije, vlade in vse večje ustanove, pri svojem delovanju danes uporabljajo ERP sisteme.

Kako poiskati svojo ERP rešitev?

Pri izbiri ERP rešitve mora vodstvo podjetja na podlagi narejenih analiz in glede na spremembe, ki jih želi v podjetju, sprejeti odločitev; razvijati lasten informacijski sistem ali kupiti obstoječo standardno rešitev. Ponudnikov standardnih rešitev ERP sistemov je na trgu veliko. Velja pa pravilo, da kupimo standardno rešitev takrat, ko v veliki meri ustreza potrebam podjetja. Z nakupom standardne ERP rešitve se skrajša čas za razvoj in zniža stopnja tveganja ustreznosti rešitve, ki jo podjetje išče. Težave, ki se pri nakupu standardnih rešitev ERP lahko pojavijo, so, da podjetje ni zmožno v zadostni meri opredeliti svojih potreb, ali pa uvajalec premalo pozna možnosti prilagajanja standardnih rešitev določenim potrebam podjetja.

Zgradba ERP sistemov

Sistem ERP rešitev je običajno razdeljen na več funkcijskih modulov, ki se prilagajajo potrebam podjetij, ki sistem uporabljajo. ERP sistem tako lahko združuje več področij, na primer: upravljanje financ, distribucijo, proizvodnjo, upravljanje odnosov z naročniki (CRM – customer relationship management), upravljanje z oskrbovalnimi verigami (SCM- supply chain management), e-poslovanje. Vsi moduli nudijo možnost dodatne nadgradnje in programiranja

Pomoč pri uvajanju ERP sistema

Pri implementaciji ERP sistema v podjetje je zelo pomembno sodelovanje in dobra komunikacija ponudnika in dobavitelja. Kadrovska zasedba dobavitelja vpliva na zmanjšanje tveganja, povezanega s človeškim faktorjem, dobavitelj pa kot ponudnik rešitve s svojimi predhodnimi izkušnjami in znanjem uspešno vpelje rešitev ERP v podjetje. Nekateri ponudniki ERP sistemov kupcem jamčijo vpeljavo ključnih funkcionalnosti že v šestih mesecih, vendar zgolj vpeljava še ne zagotavlja želenih rezultatov za podjetje. V primeru, da čas implementacije prekorači začrtane časovne okvire, se pričnejo kopičiti svetovalni dnevi, kar vpliva na višje stroške vpeljave ERP sistema.

Stroški ERP rešitev

Stroški ERP sistemov se med seboj močno razlikujejo. Investicija se razlikuje glede na željeno število uporabnikov in njene prilagoditve. Medtem ko lahko stroške investicije ERP sistema zlahka denarno ovrednotimo, je to veliko težje pri koristih ERP rešitve. Tri kategorije neposrednih prednosti ERP rešitev so: zmanjšanje papirnatih računov, povečanje točnosti in prijaznejši uporabniški vmesniki. Uspešna implementacija ERP sistema zahteva tudi primerno strategijo, ki načrtno spremlja potrebe podjetja in njegove zmožnosti za spremembe. Podjetje mora vedeti, zakaj spremembe uvaja in katere kritične potrebe bo sistem po uvedbi obvladoval. Ločimo več različnih poti uvajanja sistema v podjetje – pristop velikega poka, fazni pristop, vzporedni pristop, procesno orientiran pristop in hibridni pristop.